Jak si správně vybrat personální agenturu?

1. Co vlastně znamená personální agentura a k čemu slouží?

Personální agentura je instituce, která stojí mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Agentury práce zajišťují poptávky zaměstnavatelů po zaměstnancích a vyhledávají či zprostředkovávají vhodné uchazeče o zaměstnání dle kritérií zadanými klienty. Pokud se poptáváte po nových zaměstnancích, a nemůžete z mnoha zasílaných životopisů vybrat kvalifikované a vhodné kandidáty nebo nemáte vůbec žádné životopisy k dispozici, tak byste se měli obrátit na agenturu práce. Personální agentury totiž v současné době hrají velmi důležitou roli na trhu práce. Agentura práce je přímo zaměřená na vyhledávání zaměstnanců, a pokud je agentura kvalitní a odvádí svoji práci tak jak má, budete mít kvalitní a odborné zaměstnance ve sféře, ve které potřebujete. A my vám s výběrem takové personální agentury pomůžeme.

2. Zamyslete se, jaké služby od personální agentury potřebujete.

Na začátek si potřebujeme uvědomit, jakou službu od personální agentury potřebujeme. Služby, které poskytují agentury práce, se dají dělit několika způsoby. My je budeme dělit následujícím způsobem:

1. 1. • Služby pro sblížení nabídek zaměstnavatelů a žádostí o zaměstnání uchazečů. (Agentura se nestává účastníkem pracovněprávního vztahu, který zde může vzniknout).
      • Některé personální agentury jsou specializované přímo na vyhledávání uchazeče o zaměstnání pro klienty na trvalý pracovní poměr.
      • Služby spočívající v tom, že personální agentury zaměstnávají uchazeče a zprostředkovávají (pronajímají) je klientovi na dočasné užití. Tato služba se nazývá „Temporary help“ a je celkem rozšířená, kvůli její účinnosti.
      • Služby, které jsou spojeny s poradenstvím v oblasti pracovního práva, řízení lidských zdrojů, recruitment marketing apod.
      • Outsourcing – služby, kterými personální agentura zajišťuje klientovi (firmě) takové činnosti, které nejsou předmětem jeho personálních aktivit. (Agentury práce dnes vykonávají nejen služby spojené s vyhledáváním či zprostředkováním zaměstnanců, ale zabývají se také náročnými projekty, jako jsou outsourcing výroby, logistiky, IT outsourcing atd.)

Také byste si měli vybrat agenturu, která je zaměřená na trh práce v oboru, který je vhodný pro vás. Například, pokud potřebujete kvalifikované a odborné dělníky, tak byste si měli vybrat personální agenturu, která je přímo zaměřená na sféru dělnických profesí.

3. Postup při výběru personální agentury.

1. 1. • Na začátek byste si měli určit personální potřeby. Zda chcete využívat službu “temporary help”, to jest pronájem pracovníků na určitou dobu (např. potřebujete dočasně zaměnit několik svých administrativních pracovníků, kteří jsou nemocní nebo na dovolené). Případně potřebujete nějakého vysoce kvalifikovaného vývojáře, který vám pomůže s vaším projektem. Měli byste vybírat personální agenturu, která splňuje vaše požadavky.
      • Začněte vyhledávat personální agentury. Personální agentury můžete hledat přes online vyhledávání pomocí termínů jako jsou “Personální agentura”, “Dočasní zaměstnanci” a “Agentura práce”, spolu se specializací na obor který požadujete. Další způsob vyhledat personální agenturu je zeptat se známých. Skvělý způsob hledání špičkových personálních agentur v České republice a v Evropě je také na inovativním pracovním portálu workmarket.eu/employment-agencies.
      • Vyhledejte dostatečné množství různých personálních agentur. Získejte informace o specializaci, reputaci a zásadách těchto personálních agentur. Poté byste měli zúžit hledání tím, že porovnáte tyto agentury a zjistíte, která z nich vám vyhovuje nejvíce.
        • Navštivte webové stránky personální agentury, nebo jí kontaktujte a požádejte o seznam klientů. Seznam klientů vám poskytne historii poskytování služeb personální agenturou. Dlouhá historie poskytování služeb známým firmám vypovídá o vysoké kvalitě personální agentury.
        • Zeptejte se na reference agentur. Zavolejte klientům využívajícím služby dotyčné personální agentury a zjistěte o její spolehlivosti, profesionalitě, komunikaci a dalších otázkách týkajících se vašeho odvětví.
      • Hledejte agenturu s výbornou komunikací. Nedostatečná informovanost agentury o vašem oboru, nadměrné zaměření na zisk, spěšná komunikace a sliby, které neplní, jsou důvody, proč se vyhnout specifickým personálním agenturám. Měli byste si vybrat agenturu, kde jsou konzultanti dobře informováni, věnují vám čas na zodpovězení vašich otázek a mají k dispozici podklady, které by mohly potvrdit jejich tvrzení.
      • Nakupujte za tržní hodnotu. Agentura, která slibuje personál za cenu nižší, než je tržní hodnota, nemusí být nutně tou nejlepší volbou, pokud nepřitahuje kvalitní personál. Na druhou stranu, agentura, jejíž služby jsou poměrně drahé, může platit pracovníkům velmi málo a účtovat si za ně nadměrné částky. Prozkoumejte si tyto otázky před výběrem personální agentury. Poplatky se mohou pohybovat kolem 15%-65%. To záleží na dotyčné agentuře a platu. Zjistěte si tyto informace předem, abyste nebyli překvapeni a věděli co očekávat.
      • Seznamte se s jejich výběrovým řízením. Mají přísný screeningový proces? Budou vám posílat hodně životopisů? V ideálním případě pro vás budou dělat kvalitní práci pečlivým screeningem široké škály uchazečů z mnoha zdrojů a posílat vám jen ty nejkvalifikovanější životopisy. Zjistěte přesně, kolik životopisů budete muset třídit, co s sebou přináší jejich aplikační proces a jaké informace shromažďují o žadatelích. Najděte si agenturu, která pro vás bude dělat “tvrdou” práci.
      • Zeptejte se na jejich míru uchování zaměstnanců. Kvalitní personální agentura by měla být schopna zprostředkovat zaměstnance, kteří vydrží na dané pozici. Najímat zaměstnance, kteří práci rychle po nastoupení opustí, je ztráta času a také peněz. Pokud zaplatíte agentuře za každého zaměstnance poplatek, zjistěte, zda nabízejí slevu, pokud zaměstnanec odejde.

4. Kandidáti ze zahraničí.

Některé personální agentury jsou zaměřeny na zprostředkování pracovníků ze zahraničí. Jako příklad lze uvést personální, pracovní a outsourcingovou agenturu Europa Workintense spol. s r.o., která je zaměřená na uchazeče o zaměstnání z východní Evropy, především Ukrajiny ale i jiných východoevropských států. Tato personální agentura poskytuje služby, které se specializují na dočasný pronájem zaměstnanců (Temporary help). Její práce spočívá ve vyhledávání zaměstnanců v cizině pro budoucí klienty. Tato personální agentura také zajišťuje klientovi takové činnosti, které nejsou předmětem jeho personálních aktivit (Outsourcing). Orientuje se na outsourcing výroby a logistiky.

5. Je agenturní povolení v pořádku? Jak dlouho je agentura na trhu práce?

Pokud jste si nějakou personální agenturu vybrali pro budoucí spolupráci, tak byste si měli ověřit, zda má v souladu povolení pro její činnost. Jestli je platné povolení agentury práce si můžete ověřit na stránkách ministerstva práce a sociálních věcí (www.mpsv.cz). Dále byste měli zjistit jak dlouho je dotyčná personální agentura na trhu práce. Čím déle je personální agentura na trhu práce, tím lépe. Bylo by vhodné, aby „personálka“ na trhu práce fungovala více jak 3 roky. Tyto agentury práce již mají nějaké zkušenosti, orientují se na trhu práce, což je velice důležité, abyste si také mohli prověřit její výkonnost v několika ekonomických cyklech.

Každá kvalitní personální agentura by měla mít své webové stránky. Webové stránky agentury práce jsou jejím „obličejem“. Podle toho, jak jsou zpracovány „webovky“, se dá rozpoznat jaké chování má personální agentura ke klientům. Webové stránky by měly obsahovat informace o agentuře, na jaké obory je zaměřená, jaké služby poskytuje, kontakty, pobočky, úřední hodiny, povolení a spoustu dalších informací.

6. Reference – osobní zkušenosti známých.

Při výběru agentury práce, byste také měli brát ohled na osobní zkušenosti známých nebo firem, kterým důvěřujete, jelikož na trhu práce se pohybuje velké množství personálních agentur a metoda pokus omyl by vám stála hodně času a trápení. Pokud tyto známé mají zkušenosti s agenturou, s kterou hodláte v budoucnu spolupracovat, tak byste si měli zjistit, zda byly nějaké problémy v jejich spolupráci (např. časové, s kvalitou zaměstnanců atd.). Osobní zkušenosti známých s agenturou jsou vždy lepší a věrohodnější než informace z internetu.

7. Prověření, zda se dá s dotyčnou agenturou spolupracovat. Osobní kontakt.

Hodně důležité je, aby se vůbec dalo spolupracovat s personální agenturou, zda je vstřícná ke svým klientům, a jestli se s nimi dá bez problému komunikovat. Když jste si už vybrali nějakou personální agenturu, byl by vhodný osobní kontakt s konzultanty z dotyčné personální agentury, kteří pro vás budou pracovat na zakázkách. Po osobním kontaktu si uděláte nějaký obraz o dané agentuře a zjistíte, jak přesně bude probíhat spolupráce mezi vámi a agenturou a jaké služby vám bude poskytovat.

8. Rychlost a kvalita odvedené práce personální agentury a průměrná doba spolupráce se zaměstnanci.

Důležitá je rychlost práce personální agentury. Vlastně jak rychle je vám schopna dodat zaměstnance. A neméně důležité je také kvalita odvedené práce. Jak kvalitní a odborní kandidáti budou. Tyto informace si třeba můžete prověřit od známých, pokud s danou agenturou mají nějaké vlastní zkušenosti. Agentury práce by vám měli bez problému poskytnout reference na zaměstnance od předešlých zaměstnavatelů (klientů), které poté můžete kontaktovat a zjistit jaké zkušenosti měli s danou personální agenturou. Tímto způsobem se můžete dozvědět mnoho zajímavých informací o agentuře. Personální agentura by vám měla dodat kvalitní a odborné kandidáty co nejrychleji (např. dodat profily vhodných kandidátů během několika dnů). Rychlost vaší práce závisí na rychlosti práce personální agentury, a proto byste měli vybírat co nejrozvážněji. Dále byste si měli zjistit průměrnou dobu spolupráce agentury se zaměstnanci. Tuto informaci by vám měla poskytnout agentura na požádání. Pro nás není vůbec vhodné, aby se nám střídali zaměstnanci třeba každé 3 měsíce. V tom případě bychom museli zaučovat pokaždé nové pracovníky a zhoršovalo by to naší produktivitu práce.

9. Shrnutí

Na závěr si můžeme shrnout důležité informace k správnému výběru personální agentury. Na začátek si potřebujeme uvědomit, jakou personální agenturu potřebujeme. Uvědomit si jaké služby od personální agentury chceme, aby nám poskytovala, a na jaký obor by se agentura měla specializovat na trhu práce. Měli bychom prověřit, zda má personální agentura v souladu povolení k poskytování svých služeb. Zjistíme jak dlouho je personální agentura na trhu práce. Navštívíme webové stránky personální agentury. Osobní zkušenosti známých nebo firem, kterým důvěřujeme, taky nejsou úplně k zahození. Měli bychom prověřit, zda se dá s agenturou práce spolupracovat. Osobní kontakt s konzultanty, kteří budou pro nás budou pracovat na zakázkách, by byl také vhodný. Důležité je také, abychom prověřili rychlost a kvalitu odvedené práce personální agentury a průměrnou dobu spolupráce se zaměstnanci.